Chứng từ kế toán là tài liệu ghi chép các giao dịch tài chính của một doanh nghiệp. Đây là một trong những loại giấy tờ quan trọng nhưng không phải ai cũng hiểu rõ về chúng. Vậy chứng từ kế toán là gì? Có bao nhiêu loại chứng từ kế toán? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.

Chứng từ kế toán là gì?

Chứng từ là tài liệu hay văn bản ghi lại thông tin về một giao dịch, sự kiện hoặc hoạt động nào đó của doanh nghiệp.

Theo khoản 3 Điều 3 Luật kế toán 2015, chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Mục đích của chứng từ kế toán gồm:

• Xác nhận giao dịch: Chứng từ kế toán ghi lại các giao dịch tài chính, xác thực sự tồn tại và tính chính xác của các hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.
• Quản lý tài chính: Chứng từ kế toán giúp tổ chức, doanh nghiệp theo dõi và quản lý thu chi, từ đó có thể kiểm soát các chi phí và tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp.
• Tuân thủ pháp luật: Chứng từ kế toán là một trong những tài liệu giúp đảm bảo doanh nghiệp thực hiện đúng quy định của pháp luật về kế toán và thuế.
• Cơ sở lập báo cáo tài chính: Chứng từ kế toán là căn cứ để lập các báo cáo và phản ánh tình hình tài chính, cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp.
• Đảm bảo tính minh bạch: Sử dụng chứng từ kế toán giúp tổ chức, doanh nghiệp minh bạch trong các giao dịch, tạo niềm tin và xây dựng mối quan hệ lâu dài với đối tác và khách hàng.
• Giải quyết tranh chấp: Trong trường hợp có xảy ra tranh chấp, chứng từ kế toán có thể được dùng như bằng chứng pháp lý để bảo vệ quyền lợi của tổ chức, doanh nghiệp.

Nội dung của chứng từ kế toán

Các chứng từ kế toán có thể có nội dung khác nhau tùy theo loại chứng từ. Thông thường, chứng từ kế toán cần có đầy đủ các nội dung sau:

• Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
• Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
• Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
• Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
• Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
•  Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Phân loại chứng từ kế toán

1.   Theo công dụng

Chứng từ kế toán được phân thành 4 loại theo công dụng:

• Chứng từ thủ tục: Gồm chứng từ ghi sổ, báo cáo tài chính… Chứng từ thủ tục được tạo ra để tuân thủ quy trình và quy định kế toán.
• Chứng từ chấp hành: Gồm phiếu điều chuyển hàng hóa, phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho… Loại chứng từ này thể hiện việc thực hiện các giao dịch kinh tế tài chính.
• Chứng từ mệnh lệnh: Gồm các chứng từ như lệnh sản xuất, lệnh điều động vật tư, lệnh chi tiền, lệnh nhập hàng, lệnh xuất hàng,… Chứng từ này thể hiện quyết định hoặc mệnh lệnh của người có thẩm quyền, quyền hạn.
• Chứng từ liên hợp: Gồm các chứng từ kết hợp giữa hai hoặc nhiều loại chứng từ, chẳng hạn như lệnh kiêm phiếu xuất kho, hóa đơn kiêm phiếu xuất kho…

2.   Theo trình tự lập

Chứng từ kế toán được phân thành 2 loại theo trình tự lập:

• Chứng từ ban đầu: Gồm các bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, bảng kê như phiếu thu, phiếu chi, sổ cái… Chứng từ kế toán này được tạo ra trong quá trình ghi nhận các giao dịch phát sinh.
• Chứng từ tổng hợp: là các chứng từ như bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, sổ cái, bảng kê… Chứng từ kế toán này được thực hiện nhằm tổng hợp các thông tin từ các chứng từ ban đầu.

3.   Theo địa điểm lập

Theo địa điểm lập, chứng từ kế toán được phân thành 2 loại:

• Chứng từ bên trong: Gồm các chứng từ được lập trong nội bộ doanh nghiệp, chẳng hạn như bảng kê thanh toán lương, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất vật tư cho phân xưởng sản xuất, biên bản bàn giao tài sản cố định cho đơn vị khác,…
• Chứng từ bên ngoài: Gồm các chứng từ mua hoặc được cung cấp từ bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như hóa đơn mua hàng, hợp đồng vận chuyển mua ngoài…

4.   Theo hình thức chứng từ

Chứng từ kế toán phân loại theo hình thức chứng từ như sau:

• Chứng từ thông thường: Là dạng chứng từ được thể hiện dưới dạng giấy tờ theo truyền thống.
• Chứng từ điện tử: Là chứng từ được tạo ra, truyền tải và lưu trữ dưới dạng điện tử, có thể kể đến như file Excel, file PDF, hệ thống thông tin kế toán trên máy tính…

5.   Theo số lần ghi trên chứng từ

Theo số lần ghi các nghiệp vụ kinh tế, chứng từ kế toán được phân thành 2 loại:

• Chứng từ một lần: Chứng từ ghi nhận một giao dịch kinh tế tài chính duy nhất, ví dụ như Hóa đơn mua hàng.
• Chứng từ nhiều lần: Chứng từ ghi nhận các giao dịch kinh tế tài chính được ghi nhiều lần, ví dụ như Bảng kê thanh toán lương cho từng tháng.

6.   Theo tính cấp bách của thông tin

Chứng từ kế toán phân loại theo tính cấp bách của thông tin như sau:

• Chứng từ bình thường: Chứng từ ghi nhận các giao dịch phát sinh thông thường trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chứng từ báo động: Chứng từ ghi nhận các giao dịch phát sinh đặc biệt hoặc có tính chất báo động như hợp đồng kinh tế không bình thường, sử dụng vượt quá mức định mức, thanh toán tiền vay không kịp thời…